Mails en nieuwsbrieven in de spam is niks nieuw

Als ondernemer is het cruciaal om effectief te communiceren met klanten via e-mail, maar te vaak belanden jouw belangrijke mails en nieuwsbrieven in de spam. Niet zelden bij .gmail, .hotmail of .live adressen, welke op zich een sterke spamfilter hebben. Dit is natuurlijk behoorlijk jammer voor bijvoorbeeld kleine zelfstandigen die met particuliere klanten werken, welke allemaal dergelijke gratis e-mailadressen gebruiken. Al kan het ook met professionele e-mailadressen voorvallen. Er werd immers nog nooit zoveel spam verstuurd als vandaag de dag. Het begrijpen van de factoren die bijdragen aan het ‘spamfilter’ van e-mailproviders en mailservers is essentieel om ervoor te zorgen dat jouw berichten de inbox bereiken. Ontdek de praktische tips en strategieën om e-mails in de spam te voorkomen en de effectiviteit van jouw communicatie te verbeteren.

De triggers van spamfilters

Malafide reputatie van de afzender

De reputatie van de afzender speelt een cruciale rol in de aflevering van e-mails. Wanneer je e-mailadres of domein in het verleden betrokken is geweest bij spamactiviteiten of wanneer ontvangers je berichten vaak als ongewenst markeren, kan dit leiden tot een negatieve beoordeling. Dit beïnvloedt niet alleen de huidige campagnes, maar kan ook toekomstige e-mailcommunicatie in gevaar brengen. Het bouwen en onderhouden van een goede reputatie is dus essentieel voor elke ondernemer die succesvol e-mailmarketing wil toepassen.

Onvoldoende authenticatie

Authenticatie is een belangrijke stap in het verifiëren van de identiteit van de afzender. Als je e-mails niet goed zijn geconfigureerd met protocollen zoals SPF, DKIM en DMARC, lopen ze het risico om in spamfilters terecht te komen. Deze protocollen helpen bij het bevestigen dat je e-mails daadwerkelijk van jou afkomstig zijn, waardoor de kans op aflevering in de inbox van de ontvanger toeneemt.

SPF (Sender Policy Framework) stelt mailingservers in staat om te controleren of een e-mail afkomstig is van een geautoriseerde server. DKIM (DomainKeys Identified Mail) biedt een digitale handtekening voor e-mails, wat helpt bij de integriteit en authenticiteit van de verzonden berichten. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) voegt een extra laag toe, zodat je niet alleen kunt verifiëren, maar ook rapportages ontvangt over de levering van je e-mails. Een goede configuratie van deze technieken is noodzakelijk om je e-mailaflevering te optimaliseren.

Inhoud die spamachtig lijkt

De inhoud van je e-mail speelt een aanzienlijke rol in de spamfiltering. Wanneer je berichten bepaalde woorden, zinnen of opmaak bevatten die geassocieerd worden met spam, is de kans groot dat ze door filters worden afgewezen. Vermijd het gebruik van overdreven promotionele taal en bied relevante en waardevolle informatie aan je ontvangers.

Spamfilters zijn geprogrammeerd om te reageren op specifieke patronen in de tekst. Dit omvat het gebruik van onrealistische aanbiedingen, overdreven kapitalisatie of het herhaaldelijk gebruik van uitroeptekens. Ook links naar verdachte of onbetrouwbare websites kunnen leiden tot een lagere reputatie. Het is belangrijk om je nieuwsbrieven en e-mails goed te structureren, met relevante en authentieke inhoud die aansluit bij je doelgroep, om zo een positieve indruk bij spamfilters en je lezers achter te laten.

Technische aspecten van e-mailverzending

SPF, DKIM en DMARC Instellingen

Het correct instellen van SPF, DKIM en DMARC is cruciaal om te voorkomen dat je e-mails in de spamfolder belanden. SPF (Sender Policy Framework) helpt te verifiëren welke servers namens jouw domein e-mails mogen versturen. DKIM (DomainKeys Identified Mail) voegt een digitale handtekening toe aan je e-mails, waardoor ontvangers kunnen bevestigen dat de e-mail niet is gewijzigd. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) biedt een extra beveiligingslaag en helpt bij het rapporteren van misbruik.

Betrouwbare e-mailserviceproviders

Het kiezen van een betrouwbare e-mailserviceprovider is essentieel voor een succesvolle e-mailcampagne. Mailchimp of ActiveCampaign zijn goede voorbeelden. Deze providers hebben de juiste infrastructuur en ervaring om jouw e-mails veilig te verzenden en te zorgen dat ze bij de juiste ontvangers aankomen.

Wanneer je een e-mailserviceprovider selecteert, kies dan voor een aanbieder die goed bekend staat in de industrie en beproefde technieken gebruikt voor e-mailverzending. Dit maakt het niet alleen gemakkelijker om je e-mails effectief te versturen, maar helpt ook bij het opbouwen van een goede reputatie onder spamfilters. Veel van deze providers bieden extra functies zoals analytics en segmentatie om de effectiviteit van je campagnes te verbeteren, wat ook bijdraagt aan betere afleverpercentages.

Correcte afzenderinformatie

Een duidelijke en correcte afzenderinformatie is van groot belang om ervoor te zorgen dat je e-mails niet als spam worden gemarkeerd. Dit omvat het gebruik van een herkenbare naam en een geldig e-mailadres dat correspondeert met je domein.

Wanneer je e-mails verstuurt, zorg ervoor dat je afzendernaam en -adres gemakkelijk herkenbaar zijn voor de ontvanger. Dit vergroot de kans dat je e-mail geopend wordt en vermindert de kans dat het als spam wordt gemarkeerd. Vermijd generieke e-mailadressen zoals nieuwsbrief@ of contact@ en kies voor een specifiek adres dat jouw bedrijf goed vertegenwoordigt. Dit draagt bij aan een professionele uitstraling en versterkt het vertrouwen bij de ontvangers.

Inhoud en vormgeving van e-mails

Bij het versturen van e-mails en nieuwsbrieven is de inhoud en vormgeving cruciaal voor het voorkomen dat je berichten in de spamfolder belanden. Het is essentieel om rekening te houden met verschillende elementen die zowel de leeservaring als de deliverability van je e-mails beïnvloeden.

Vermijden van spammy taalgebruik

Bij het opstellen van je e-mail is het belangrijk om spammy taalgebruik te vermijden. Woorden zoals “gratis”, “koop nu”, “promo’s”, en andere overdrijven of veel voorkomende spamboodschappen kunnen ervoor zorgen dat je e-mail als ongewenst wordt gemarkeerd door filters.

Gebruik van responsieve ontwerpen

Responsieve ontwerpen zorgen ervoor dat je e-mails er goed uitzien op verschillende apparaten, van smartphones tot desktopcomputers. Dit is belangrijk, omdat veel gebruikers hun e-mail vooral op mobiele apparaten bekijken. Een goed ontworpen e-mail leidt tot hogere interactiepercentages en minder kans dat je e-mail als spam wordt beschouwd.

Een responsief ontwerp houdt rekening met de verscheidene schermgroottes en zorgt ervoor dat tekst en afbeeldingen zich aanpassen aan de gebruikersomgeving. Dit zorgt niet alleen voor een betere gebruikerservaring, maar verhoogt ook de kans dat je ontvangers je e-mails daadwerkelijk opens en kliks geven, wat weer positief van invloed is op je verzendreputatie.

Kwaliteit van links en afbeeldingen

Zorg ervoor dat de links en afbeeldingen in je e-mails van hoge kwaliteit zijn. Slecht gekozen of verdachte links kunnen ervoor zorgen dat spamfilters je e-mail markeren, terwijl lage resolutie of niet-werkende afbeeldingen bijdragen aan een negatieve gebruikerservaring.

Gebruik altijd links die naar betrouwbare en relevante websites verwijzen. Controleer ook of de afbeeldingen goed zijn geoptimaliseerd en correct laden. Dit draagt bij aan een positieve indruk van je merk en helpt bij het verhogen van de open- en doorklikratio, wat de afleverkans van je e-mails verder ten goede komt.

Verzending en frequentie

Optimaliseren van verzendschema’s

Een consistent verzendschema is cruciaal voor het vermijden van spamfilters. Door regelmatig op vaste tijdstippen e-mails te versturen, laat je zien dat je professionaliteit en betrouwbaarheid hoog in het vaandel hebt staan. Dit helpt niet alleen om de betrokkenheid van je ontvangers te vergroten, maar ook om je reputatie als afzender te versterken. Experimenteer met verschillende tijden en dagen om de beste resultaten te behalen, maar houd een ritme aan dat je kunt volhouden.

Segmentatie van doelgroepen

Het segmenteren van je doelgroep stelt je in staat om gerichter en relevanter te communiceren. Door je e-maillijsten op te splitsen in specifieke groepen op basis van interesses of gedragingen, verhoog je de kans dat je berichten goed worden ontvangen. Dit kan leiden tot een hogere open- en klikfrequentie, wat weer positief bijdraagt aan je afzendreputatie.

Het opzetten van segmenten is relatief eenvoudig. Begin met het analyseren van je huidige databestand en kijk naar demografische gegevens, koopgedrag of nieuwsbriefinteresse. Door gepersonaliseerde inhoud aan te bieden, geef je ontvangers het gevoel dat ze belangrijk zijn, wat kan leiden tot een grotere betrokkenheid en een lagere kans dat je e-mails als spam worden gemarkeerd.

Abonnementsbevestiging en opt-out mogelijkheden

Het implementeren van een duidelijke abonnementsbevestiging is essentieel om de kwaliteit van je e-maillijst te waarborgen. Dit bevestigt niet alleen dat de ontvangers zelf voor je nieuwsbrief hebben gekozen, maar zorgt er ook voor dat illegitieme aanmeldingen worden geëlimineerd. Bied daarnaast altijd een eenvoudige opt-out mogelijkheid aan zodat mensen zich gemakkelijk kunnen afmelden, mocht dat nodig zijn.

Door een dubbele opt-in methode te hanteren, waarbij gebruikers hun abonnement nogmaals bevestigen via een e-mail, verlaag je het risico dat je e-mails als ongewenst worden gemarkeerd. Dit bouwt niet alleen vertrouwen op bij jouw publiek, maar zorgt ook voor een schonere en meer betrokken e-maillijst. Een goede afmeldprocedure respecteert de keuze van de ontvanger en draagt bij aan een positieve afzender reputatie.

E-mails in de Spam zijn te vermijden

Als ondernemer is het cruciaal om te zorgen dat je e-mails en nieuwsbrieven de inbox van je ontvangers bereiken. Begin met het opbouwen van een goede sender-reputatie. Gebruik een betrouwbaar e-mailserviceplatform en zorg dat je SPF-, DKIM- en DMARC-records correct zijn ingesteld. Vermijd woorden en zinnen die spamfilters doorgaans triggeren, zoals “gratis” of “klik hier”. Vraag ontvangers om je adres aan hun contacten toe te voegen en stuur alleen e-mails naar mensen die zich hebben ingeschreven. Zorg ervoor dat je inhoud waardevol is en gebruik een duidelijke onderwerpregel om de aandacht te trekken.

Waarom je mails en nieuwsbrieven in de spam terechtkomen: Veel e-mails belanden in de spam door een combinatie van een slechte reputatie, het gebruik van spam-triggerende woorden en het ontbreken van toestemming van de ontvanger. Ook technische factoren zoals slechte DKIM- of SPF-instellingen dragen bij aan dit probleem.